社内の連絡はメールかチャットか

【A】近年、社内の連絡手段としてチャットが急速に広がっている。確かに気軽にやり取りできる点は便利だが、私は業務上の重要な連絡はメールで行うべきだと考えている。チャットは情報が流れやすく、後から確認しようとしても、どこに何が書かれているかを探すのに時間がかかる。また、誰がいつ何を決めたのかという記録が曖昧になりがちだ。取引先との約束や契約に関わる内容であれば、なおさらである。実際、過去のやり取りを探すのに半日を費やしたという話も珍しくない。速さよりも、後から検証できる形で残すことこそ、組織を守ることにほかならない。チャットを否定するわけではないが、目的に応じた使い分けの基準を明確にすべきだ。 【B】チャットの何が優れているかといえば、返事の速さと気軽さだ。ちょっとした確認をメールで送ろうとすれば、件名や宛先を考え、時候の挨拶まで書かねばならず、それだけで数分が過ぎてしまう。その点、チャットなら一言で済み、相手もすぐに答えてくれる。結果として仕事の停滞が減り、意思決定も早くなる。もちろん、重要な決定を記録に残す必要があることは私も認める。ただし、それは決定事項だけを別にまとめて保存すれば済む話であり、すべてのやり取りをメールに戻す必要はない。むしろ、形式ばかりを重んじる連絡こそ、若い社員の負担になっているのではないだろうか。

【A】近年来，作为公司内部的联络手段，聊天工具迅速普及。确实，能轻松交流这一点很方便，但我认为业务上的重要联络应当通过邮件进行。聊天中的信息容易流失，事后想要确认时，寻找哪里写了什么要花不少时间。而且，谁在何时决定了什么，这类记录往往变得模糊。如果涉及与客户的约定或合同相关的内容，就更是如此。实际上，为了寻找过去的交流记录而花掉半天时间的事例也并不少见。比起速度，以日后能够查证的形式保留下来，才是保护组织的做法。我并非否定聊天工具，但应当明确根据目的区分使用的标准。 【B】要说聊天工具好在哪儿，那就是回复的速度和轻松。若想用邮件发送一个简单的确认，就得考虑主题和收件人，还要写上季节问候，仅这些就要花好几分钟。而聊天则一句话就能解决，对方也会立刻回复。结果，工作的停滞减少，决策也变得更快。当然，我也承认重要的决定有必要留下记录。不过，那只需把决定事项另行汇总保存即可，并没有必要把所有交流都改回邮件。倒不如说，正是这种只看重形式的联络，成了年轻员工的负担。